如何避免最大的工时管理错误?

无论你是使用日程安排软件,还是仍然手动制作时间表,或使用excel电子表格填写每周的工时,懂得利用工时表来节省时间可以让你有更多时间专注于真正重要的事情。
 
建立一个有效的工时表系统对于任何企业的发展和繁荣都至关重要。而通过避免一些工时管理错误,企业不仅可以节省资金,还能建立一支活力高效的团队。

企业可能犯的两个最大错误是:
 
● 使用复杂的软件和功能,而他们的员工不能或不愿意使用;
● 坚持使用低效的时间表系统来完成工作,但牺牲了生产力和宝贵时间。
 
投资的系统却变成了一个昂贵的新问题
 
当涉及到企业的日程安排时,企业可能犯的最大错误是在没有适当的测试和研究的情况下就购买了解决方案。主动出击确实可以节省时间和金钱,比如决定投资和升级你的工时表系统......但不要被推销或情绪化,因为行动太快会把你的投资变成一个昂贵的新问题。

在大多数情况下,员工在使用软件系统方面的能力和水平存在很大差异,尤其是基层员工,他们可能会发现系统难以上手,因而不愿使用,这已经成为了普遍存在的问题。只有那些简单易用的软件才能够迅速地在公司内部推广开来,因为只有团队真正愿意使用这些软件,它们才能够发挥出最大的效力。
 
低效的工时表所花费的不仅仅是时间
 
许多企业和经理面临的一些常见的工时管理错误可能与时间表不准确的问题直接相关。
 
● 对于员工来说,可能是使用复杂或过时的系统是额外工作,他们不参与其中。
● 对于管理者来说,可能是确保员工打卡并按时提交准确的工时表,或以最小的改动来安排员工,管理员工与业务增长。
● 对于企业主来说,它是与员工和经理一起工作,解决他们围绕调度和工时表方面的问题,以帮助他们的记录工时和财务状况。
 
当涉及到员工的时间安排时,许多经理容易遇到的陷阱和错误包括:
 
● 在员工要求休息或无法工作的时候安排他们,所以他们辞职。
● 创建需要多次更改的每周计划,没有人有相同的工作时间表。
● 经理们没有有效的系统来跟进员工,使他们正确和及时地提交他们的工时表,因此客户得到不合格的客户服务。
● 纠正不准确的工时表和额外成本来弥补员工损失的工时,超出了预算和预测。
● 经理们被迫花更多的时间和精力来管理他们的团队并安排他们,而不是通过质量控制和客户服务来提高企业声誉。
● 额外的时间和工作(更不用说成本)来纠正记录、工资单,支付额外的税收以及损失利润。
 
如何避免常见的工时管理错误
 
一旦确定了常见的工时管理错误,解决方法可以很简单:
 
● 制定日程安排策略。
● 为员工设置每周提醒。
● 改变你的时间表模板,使其更容易使用和浏览。
● 每周在相同的时间和日期发布日程表(以及相同的提交期限),要保持一致。
● 升级到可移动的应用程序或软件(工作人员不会丢失他们的副本,如果已经更新,则拥有相同的时间表)。
● 在软件/应用程序中配置功能,以自动化和简化重复计划。
 
8Manage 工时表系统从设计开始就注重员工工时管理,经过多年版本更新和产品改进,如今已发展成为一套专业完整的工时管理解决方案。
 
8Manage 工时表是一个基于企业全局管理的管理系统,既包含员工日常工时统计的管理功能,还包括项目规划、财务核算、人力资源管理等功能,满足各类型的工时管理需求。
-实时跟踪工时,清晰展示员工上班闲置时间与使用率
-实时查看资源实际使用情况,持续优化资源分配
-实时汇总花费在不同项目/客户/供应商的时间和成本
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-交互式实时报表和强大搜索机制有助查找分析工时信息
 
准确的工时表可以带来准确的日程安排、成本核算、预测,并帮助管理人员保持理智,使企业保持活力。让员工参与并支持工时表系统,使他们使用起来更轻松、更方便,可以更好地推进工时管理的普及和推广,从而有助提高企业办公效率,增加企业效益。

作者:用户bPc2JaX原文地址:https://segmentfault.com/a/1190000043850607

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